492-04-1070 น.ส.ฐาปนี ดีดอน
492-04-1071 นาง ศิริพันธ์ พูลเจริญ
492-04-1072 นาง พรทิพย์ สิริเชาวน์เลิศ
492-04-1076 นาง เสาวณี อนุกูล
ระบบบริหารข้อมูลด้วยตัวพนักงานเอง Employee Self Services (ESS)
ระบบบริหารข้อมูลด้วยตัวพนักงานเอง (ESS) คือระบบที่อนุญาตให้พนักงานสามารถเรียกดูหรือปรับปรุงข้อมูลส่วนตัวให้ทันสมัยอยู่ได้ด้วยตนเอง เช่น
- การดูระเบียบและข้อบังคับในการปฏิบัติงาน
- ข้อมูลสถิติการลางานของตนเอง
- ข้อมูลด้านการจ้างงานและเงินเดือน ข่าวสารใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ปฏิทินกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร ตารางวันหยุด-วันทำงานขององค์กร
- ขั้นตอนการปฏิบัติในองค์กร เช่น การลาประเภทต่างๆ ระเบียบเกี่ยวกับการใช้สวัสดิการ
- ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การติดต่อกับหน่วยงานราชการ
- ด้านภาษีเงินได้ สิทธิเกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน เป็นต้น
โดยผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ Web Browser หรือ Intranet ที่องค์กรจัดไว้ภายในสถานที่ทำงาน (Kiosk) ดังนั้นระบบ ESS ทำให้แผนกบุคคลไม่ต้องเสียเวลายุ่งยากในการจัดเก็บและดูแลข้อมูลทั้งหมดของพนักงานและเพื่อให้ผู้บริหารสามารถอนุมัติคำร้องต่าง ๆ ได้อย่างทันเหตุการณ์ ระบบงานนี้ยังสามารถแสดงข้อความเตือนล่วงหน้าสำหรับประเภทงานที่รอการอนุมัติ ทั้งนี้การเข้าถึงข้อมูลจะกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานอย่างเป็นระบบเพื่อป้องกันความปลอดภัยของฐานข้อมูล
ข้อดี
- อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานด้วยระบบบริการข้อมูลออนไลน์ เช่น แก้ไขที่อยู่ ขออนุมัติวันลา ขอเข้าฝึกอบรม และอื่นๆ
- จัดเก็บหรือปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ประหยัดทรัพยากร (กระดาษ) และข้อมูลที่ได้มีความสมบูรณ์ ถูกต้อง และล่าสุด
- มีเวลาเพิ่มขึ้นในการวางแผนพัฒนาองค์กรในด้านอื่นๆ
- หัวหน้าสายงานสามารถอนุมัติหรือไม่อนุมัติเรื่องต่าง ๆ ได้
ข้อเสีย
- พนักงานมีภาระความรับผิดชอบงานธุรการด้านบุคลากรของตนเองอาจทำให้ประสิทธิผลของพนักงานน้อยลง
- ต้นทุนด้านเวลาของเจ้าหน้าที่ระดับสูงจะสูงกว่าเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะก่อให้เกิดการใช้เวลาอย่างไม่คุ้มค่า
- ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจต้องใช้เวลาในการฝึกอบรมให้พนักงานมีทักษะในการใช้อินทราเน็ตอย่างมาก
ข้อดี-ข้อด้อยของ ESS แต่ละโครงสร้าง คือ
แบบที่ 1 Direct to ERP คือการเข้าถึงข้อมูลที่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ โดยพนักงานจะมี License ประจำตัวแต่ละคน
ข้อดี
- พนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลของตนเองได้
- ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
- ลดงานด้านการจัดเก็บเอกสาร
ข้อด้อย
- ด้านความปลอดภัยหากพนักงานเก็บรักษา Password ของตนเองไม่ดีอาจมีผู้อื่นนำไปกลั่นแกล้งได้
- มีข้อจำกัดด้าน License ที่เข้าสู่ ERP เนื่องจากเป็นแบบ Direct ถ้ามีจำนวน user มาก ก็ต้องเสียค่า License มากด้วย เพราะค่า License มีราคาแพง
- ต้องมีการจัดสรรการใช้ที่ดีเมื่อมีผู้เข้ามาใช้พร้อม ๆ กันหลายคน
แบบที่ 2 Indirect to ERP of Other Application Read only
ข้อดี
- ประหยัดค่า License เนื่องจากมีการสร้าง data base ขึ้นมาอีกตัวหนึ่ง ซึ่ง data base ที่สร้างขึ้นมาใหม่นี้จะเก็บข้อมูลบางส่วนไว้ทำให้เราดูข้อมูลได้จากตรงนี้ ซึ่ง data base ตัวนี้จะเชื่อมต่อไปยัง ERP โดยใช้เพียงแค่ 1 License เท่านั้น
- มีความปลอดภัยในเรื่องของข้อมูลเพราะว่าพนักงานไม่สามารถแก้ไขข้อมูลของตนเองได้ ซึ่งพนักงานอาจใส่ข้อมูลที่ไม่ตรงตามความเป็นจริง- เมื่อทำการ maintenance ที่ ERP นั้น data base อีกตัวที่เราสร้างขึ้นมาก็ยังใช้งานได้อยู่ หรือถ้าหากเรา maintenance ที่ตัว data base ที่สร้างขึ้น ERP ก็ยังสามารถใช้ได้อยู่ไม่เกี่ยวข้องกัน ทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน
ข้อด้อย
- อ่านได้อย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ทำให้ข้อมูลบางส่วนไม่มีการอัพเดท
- มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากการสร้าง data base
แบบที่ 3 Indirect to ERP or Other Application
ข้อดี
- ลดภาระด้านการจัดเก็บเอกสาร
- ประหยัดค่า License เนื่องจากมีการสร้าง data base ขึ้นมาอีกตัวหนึ่ง ซึ่ง data base ที่สร้างขึ้นมาใหม่นี้จะเก็บข้อมูลบางส่วนไว้ทำให้เราดูข้อมูลได้จากตรงนี้ ซึ่ง data base ตัวนี้จะเชื่อมต่อไปยัง ERP โดยใช้เพียงแค่ 1 License เท่านั้น
- สามารถดูและเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลได้ทำให้ข้อมูลมีการอัพเดทตลอดเวลา
- ประหยัดเวลาในการบริหารจัดการด้านทรัพยากรบุคคล
ข้อด้อย
- ด้านความปลอดภัยอาจมีผู้กลั่นแกล้งเข้าไปแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลอื่นได้
- พนักงานบางคนอาจแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงตามความเป็นจริง
- มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากการสร้าง data base
- ด้านความปลอดภัยของข้อมูล ต้องเก็บรักษา Password เป็นความลับ ถ้ามีบุคคลอื่นแอบรู้ Password จะทำให้สามารถเข้าไปกลั่นแกล้งแก้ไขข้อมูลได้
- ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับผู้บริหารลดลง
บริษัทที่ทำงานอยู่ เป็นธนาคารซึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศกว่า 500 สาขา พนักงานประมาณ 9 พันคน ถ้าเลือก IMPLEMENT จะเลือก TYPE 2 เพราะว่า
- พนักงานสามารถรับทราบข้อมูลข่าวสารได้พร้อมกัน โดยช่วยลดข้อผิดพลาดด้านการสื่อสาร
- มีพนักงานเป็นจำนวนมากจึงต้องใช้ TYPE 2 เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
- ป้องกันการให้ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงของพนักงาน
- สามารถตรวจสอบเอกสารก่อนมีการแก้ไขข้อมูลเพื่อความถูกต้องและเป็นจริง
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเสียค่า License- ลดงานด้านการตรวจสอบข้อมูล
1 ความคิดเห็น:
*** ตรวจแล้วครับ
แสดงความคิดเห็น